Modernisierung der Finanz- und HR-Betrieb: Erfahrungsbericht einer erfolgreichen Implementierung von SAP Analytics Cloud (SAC) Planning

Unser Kunde, eine große autonome öffentliche Institution und ein bedeutender Akteur in der Hochschulbildung und Forschung, verwaltet jährlich ein Budget von mehreren hundert Millionen Franken, das aus öffentlichen und privaten Mitteln finanziert wird. Die Organisation zeichnet sich durch eine stark dezentralisierte Governance aus, bei der zahlreiche Einheiten in die Budgetsteuerung eingebunden sind. Die größte Herausforderung? Die Verwaltung einer komplexen Lohnaufkommen — die den größten Teil des Budgets ausmacht — aufgrund der Vielfalt an Status, Personalkategorien und Vertragsarten, ergänzt durch externe Subventionen und erhebliche Betriebskosten.

Die Grenzen des traditionellen Modells

Angesichts dieser Komplexität stieß der bestehende Budgetprozess an seine Grenzen: mangelnde konsolidierte Sichtbarkeit, aufwendige Kontrollen, Schwierigkeiten beim Abgleich von Budget und Ist-Werten sowie geringe Agilität bei Anpassungen im laufenden Jahr.

Um diese Einschränkungen zu beheben, hat Datart die SAP Analytics Cloud (SAC) eingesetzt.

SAP Analytics Cloud Planning: Was ist das?

Ein SAC (SAP Analytics Cloud)-Projekt besteht darin, alle Planungs-, Prognose- und Budgetanalyseprozesse auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren. Die Lösung ist direkt mit den Finanz- und HR-Informationssystemen der Organisation verbunden und nutzt in Echtzeit die Stammdaten und Transaktionsdaten, die für die Budgeterstellung unerlässlich sind.

Im Rahmen dieses Projekts wurde SAC in SAP S/4HANA integriert, um zwei kritische Bereiche abzudecken:

• Die Personalplanung nach Stellen, genau abgestimmt auf den Stellenplan der Organisation.
• Die Budgetplanung nach Konten und Kostenstellen.

Ergebnis: SAC hat sich mittlerweile als zentrales Werkzeug etabliert, mit dem die Fachbereiche ihr Budget in einer kollaborativen, intuitiven und hochsicheren Umgebung erstellen, anpassen und analysieren können.

Die wichtigsten Herausforderungen des Projekts

Die Implementierung der Lösung ermöglichte es, wichtige strategische Ziele zu erreichen:

• Harmonisieren und Föderieren: Ausrichtung der Budgetpraktiken innerhalb einer dezentralen Struktur durch Konvergenz hin zu gemeinsamen Prozessen, unter Berücksichtigung der Besonderheiten jeder Einheit.
• Unterstützung der lokalen Autonomie: Flexibilität bei der Dateneingabe für die verschiedenen Einheiten bei gleichzeitiger Gewährleistung einer sofortigen und hierarchischen Finanzkonsolidierung.
• Erhöhung der Transparenz: Erleichterung der Steuerung durch hochpräzise Vergleichsanalysen (Budget vs. Ist), sowohl nach Stelle als auch nach Sachkonto.
• Stärkung der Entscheidungsagilität: Optimierung der periodischen Kontrollen und Vereinfachung von Anpassungen oder Prognosen während des Geschäftsjahres.
• Begleitung des Change Managements: Strukturierung einer nachhaltigen organisatorischen Transformation durch Förderung der Einführung neuer kollaborativer Arbeitsweisen.
• Zukunft antizipieren: Schaffung der technischen und methodischen Grundlagen für eine integrierte Mehrjahresplanung (Finanzen und HR).

Ein kontrollierter Zeitplan: 12 Monate von der Überlegung bis zum Rollout

Das Projekt erstreckte sich über einen Zeitraum von insgesamt einem Jahr und war in zwei methodische Hauptphasen unterteilt:

1. Die Explorationsphase (2 Monate)

Diese Phase widmete sich der Fit-Gap-Analyse und zielte darauf ab, die Machbarkeit einer Anpassung der SAP-Standards über die vorkonfigurierten Inhalte (Business Content) von SAC zu bewerten. Obwohl der Standard als Diskussionsgrundlage diente, zeigte die Analyse, dass er nicht alle regulatorischen und geschäftlichen Anforderungen der Institution abdeckte. Die Wahl fiel daher auf die Gestaltung eines maßgeschneiderten Prozesses, der die Stärken von SAC nutzt und durch personalisierte Entwicklungen ergänzt wird.

2. Die Realisierungsphase (10 Monate)

Diese intensive Phase umfasste die Entwicklung der SAC-Anwendungen, die erweiterte Konfiguration, die Integration der Datenflüsse sowie funktionale Testzyklen, die Hand in Hand mit den Fachabteilungen durchgeführt wurden. Nach Ablauf dieser 10 Monate wurde ein komplettes Ökosystem von etwa zehn dedizierten SAC-Anwendungen erfolgreich ausgeliefert.

Fazit & Ausblick

Der erfolgreiche Wechsel zu SAP Analytics Cloud markiert einen wichtigen Wendepunkt in der Modernisierung der Finanz- und HR-Betrieb dieser öffentlichen Institution. Dieses Projekt zeigt, dass es möglich ist, die Komplexität einer dezentralen Struktur, strenge regulatorische Anforderungen und einen hohen Bedarf an operativer Agilität miteinander in Einklang zu bringen.

Über die unmittelbaren Gewinne hinaus schafft diese Implementierung eine robuste technologische Basis. Sie ermöglicht fortschrittlichere Anwendungen: mehrjährige Budgetsimulationen, fachübergreifende prädiktive Dashboards und vertiefte Kreuzanalysen von Personalbestand und Finanzierungsquellen. Ein echter strategischer Kompass, um die künftigen Transformationen der Organisation nachhaltig zu begleiten.