SAP Analytics Cloud Planning : pilotage budgétaire UNIL

L'Université de Lausanne (UNIL), grande institution publique autonome, est une actrice majeure de l'enseignement supérieur et de la recherche avec 7 facultés, plus de 17'000 étudiants et 4800 collaborateurs. Elle gère chaque année un budget de plusieurs centaines de millions de francs, alimenté par des fonds publics et privés. Caractérisée par une gouvernance fortement décentralisée, l'organisation implique de nombreuses entités dans son pilotage budgétaire. C'est dans ce contexte que l'UNIL a fait appel à Datart pour déployer SAP Analytics Cloud Planning.

Le challenge : gérer une masse salariale aux multiples visages

Le principal défi de l'UNIL consiste à gérer une masse salariale complexe, qui représente la part la plus importante de son budget. Cette complexité s'explique par la diversité des statuts, des catégories de personnel et des types de contrats, à laquelle s'ajoutent des subventions externes et des charges d'exploitation significatives.

Par conséquent, le processus budgétaire existant atteignait ses limites : manque de visibilité consolidée, lourdeur des contrôles, difficultés de réconciliation entre le budget et le réalisé, et faible agilité face aux ajustements en cours d'année.

En effet, le budget de la masse salariale reposait sur une simulation de paie construite à partir d'une variante de la structure organisationnelle existante. Cette approche nécessitait des corrections manuelles reproduites à chaque cycle. Face aux incohérences persistantes, certaines entités avaient développé leurs propres outils de suivi, bases de données internes ou fichiers Excel. Ces pratiques disparates étaient ainsi difficiles à consolider au niveau de l'université.

La solution SAP Analytics Cloud Planning : harmonisation des pratiques budgétaires et consolidation instantanée

Pour répondre à ces limites, Datart a déployé SAP Analytics Cloud (SAC) Planning, intégré avec SAP S/4HANA, pour couvrir deux pans critiques : la planification de la masse salariale par poste, alignée précisément sur le plan de dotation de l'organisation, et la planification budgétaire par comptes et centres de coûts. 

Le projet s'est déroulé sur 12 mois, en deux phases : 

La phase exploratoire (2 mois) a permis d'évaluer la faisabilité d'une adaptation des standards SAP via le contenu préconfiguré de SAC. L'analyse a démontré que le standard ne couvrait pas la totalité des exigences réglementaires et métiers de l’UNIL. Le choix s'est donc porté sur un processus sur mesure, enrichi de développements personnalisés. 

La phase de réalisation (10 mois) a englobé le développement des applications SAC, le paramétrage avancé, l'intégration des flux de données, et les cycles de tests fonctionnels menés avec les équipes métiers. Un écosystème complet d'une dizaine d'applications SAC dédiées a été livré. 

Par ailleurs, la mise en œuvre a mobilisé une équipe de trois consultants SAC : un chef de projet assurant le pilotage, la coordination et la définition des spécifications fonctionnelles et techniques, et deux développeurs en charge de la réalisation des applications. Des consultants RH et CO ont été impliqués en parallèle pour garantir la cohérence des processus et des données entre S/4HANA et SAC. 

Résultat : une vision claire des flux, des prévisions plus fiables.

Les premiers retours confirment des changements concrets : harmonisation des pratiques budgétaires entre toutes les entités, autonomie locale préservée avec une consolidation instantanée, et une visibilité Budget vs. Réalisé qui permet d’ajuster en cours d’exercice plutôt qu’en fin de période.

Cette implémentation pose également les fondations d’usages futurs : simulations pluriannuelles, tableaux de bord prédictifs et analyses croisées effectifs/sources de financements.

Le projet en bref

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