Notre expérience d'une implémentation Greenfield vers S/4HANA

Dans un contexte où l'innovation est essentielle pour rester compétitif, une entreprise suisse active dans le domaine de la mobilité, employant plus de 1000 personnes a cherché à se moderniser en migrant depuis un ancien ERP vers SAP. Elle a réalisé une approche Greenfield pour la mise en œuvre de SAP  S/4HANA.

Ce projet ambitieux vise à construire un système ERP entièrement nouveau et optimisé, afin de répondre aux exigences actuelles et futures de l'entreprise tout en intégrant les meilleures pratiques dès le départ.

Cette initiative a marqué une étape significative dans leur stratégie de transformation digitale, en alignant leurs processus avec les standards les plus avancés du secteur.

Une implémentation Greenfield, c’est quoi ?

L'implémentation Greenfield est une approche qui permet aux entreprises de mettre en place un système SAP S/4HANA entièrement nouveau, que ce soit pour celles qui n'ont pas encore SAP ou pour celles qui en disposent déjà mais souhaitent repartir de zéro.

Cette méthode commence par la création d'un environnement totalement vierge, offrant ainsi l'opportunité de redéfinir les processus métiers en profondeur et d'intégrer les meilleures pratiques actuelles.

En tant que projet de transformation digitale, la démarche Greenfield exige une forte implication des équipes métiers. Ces dernières doivent jouer un rôle central en prenant des décisions critiques sur la conception et l'optimisation des processus, garantissant ainsi que le nouveau système répondra efficacement aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Cette approche favorise une modernisation complète et personnalisée, tout en permettant d'exploiter pleinement les innovations offertes par SAP S/4HANA.

Les enjeux

Lors de notre projet d'implémentation Greenfield, plusieurs défis majeurs ont été rencontrés :

Implication et compréhension des métiers : La création d'un système entièrement nouveau nécessite un esprit conceptuel et une compréhension approfondie des processus métiers. Cependant, les profils disponibles étaient principalement orientés vers l'utilisation quotidienne des systèmes existants, et non vers leur conception. Cette différence de perspective a posé des défis en matière de communication et de collaboration pour définir et adapter les nouveaux processus.

Complexité des décisions structurelles : Bien que SAP propose des processus standards et des outils pour faciliter la mise en œuvre, le projet s'est révélé très exigeant. Il a impliqué de nombreuses décisions structurelles, même dans un contexte standardisé, nécessitant des choix spécifiques de configurations adaptées aux besoins de l'entreprise. La nécessité d'impliquer plusieurs domaines fonctionnels a ajouté à la complexité du projet.

Gestion du changement : La transformation digitale, bien que cruciale, n'était pas le cœur de l'activité de l'entreprise. La gestion du changement a donc été un défi à tous les niveaux hiérarchiques, nécessitant une sensibilisation et une adaptation continue pour surmonter les résistances et assurer une transition en douceur vers le nouveau système.

Date de Go Live stricte : Le respect d'une date de Go Live (fixée au 1er janvier) était crucial en raison des implications complexes liées à la comptabilité et aux cotisations sociales des salaires. Migrer en cours d'année aurait entraîné des complications significatives dans la gestion des données financières et des obligations sociales, rendant cette échéance d'autant plus importante.

La durée

Le projet d'implémentation Greenfield s'est étendu sur une période totale de 2 ans et demi.

Il a débuté par une phase d'étude de 6 mois, couvrant la partie "Discover" de la méthodologie SAP Activate, et a inclus également une partie de la phase "Explore". Cette phase initiale a permis de définir les besoins et de planifier les étapes suivantes.

Suite à cette étude, un processus d'appel d'offres public a été nécessaire pour constituer l'équipe de projet, ce qui a ajouté environ 6 mois supplémentaires à la durée globale du projet.

Après la constitution de l'équipe, il restait 6 mois pour compléter la phase "Explore" et 6 mois pour la phase "Realize", avant la date de Go Live.

Bien que nous ayons réussi à respecter cette échéance, le projet a nécessité un prolongement de 3 mois supplémentaires pour assurer un hypercare adéquat et finaliser certaines fonctionnalités non disponibles au Go Live.

Au total, le projet a duré 2 ans et demi, de l'étude initiale à l'opérationnalisation complète de la solution.

Conclusion

L'implémentation Greenfield est une approche stratégique et ambitieuse pour les entreprises cherchant à établir un système SAP S/4HANA entièrement nouveau, sans les contraintes des configurations existantes. Bien que cette méthode offre l'opportunité de concevoir des processus optimisés et de tirer parti des dernières innovations, elle exige une forte implication des équipes métiers et une gestion rigoureuse du changement.

Notre projet a illustré ces défis : la nécessité d'une compréhension approfondie des métiers, la complexité des décisions structurelles, et les défis associés à la transformation digitale ont tous joué un rôle crucial. Malgré les extensions nécessaires pour l'hypercare et la finalisation des fonctionnalités, la réussite du Go Live a marqué une étape importante dans la modernisation de l'entreprise.

L'expérience acquise montre que malgré un chemin exigeant, une approche Greenfield bien orchestrée peut offrir une base solide pour une transformation numérique réussie, alignée sur les objectifs stratégiques de l'entreprise et prête à intégrer les évolutions futures.